Gestão de tempo: 5 dicas para ser mais eficiente
Uma das mais eficientes formas de aumentar a produtividade nas empresas é aplicar estratégias de gestão de tempo.
Isso porque evita-se a sobrecarga de trabalho, que acaba elevando os níveis de estresse, falta de engajamento e pertencimento do colaborador, além da má qualidade dos serviços.
Segundo uma pesquisa da International Stress Management Association (Isma), pelo menos 30% dos trabalhadores no Brasil sofrem com a Síndrome de Burnout, que é caracterizada pela sensação de cansaço, falta de disposição e esgotamento, geralmente ligada ao estresse enfrentado no trabalho.
Dessa forma, esse é um dos inúmeros motivos que fazem a gestão de tempo ser uma questão essencial em todas as empresas.
Pensando nisso, no conteúdo abaixo, nós da Serfer vamos mostrar mais da importância da gestão de tempo com 5 dicas essenciais para empregar essa estratégia em sua empresa e garantir mais produtividade.
Boa leitura!
O que é gestão de tempo?
No momento em que vivemos hoje, sabemos que as mudanças ocorrem cada vez mais rápido.
Por isso, para ter maior produtividade e não prejudicar a sua saúde é necessário gerir bem o seu tempo.
Em síntese, a gestão do tempo é um processo de organização e priorização das demandas do trabalho, que utiliza de um conjunto de ferramentas para auxiliar no cumprimento dos projetos, acompanhando sempre os prazos e as prioridades.
Portanto, esse gerenciamento do tempo consiste em aprimorar a realização de tarefas, de modo que a produtividade, bem-estar, saúde mental no trabalho e a eficiência sejam mantidas.
Além disso, é importante lembrar que ser produtivo não significa desempenhar diversas tarefas ao mesmo tempo ou ficar trabalhando até tarde, sem descanso.
Ao invés disso, a produtividade está ligada a uma gestão de tempo eficiente, como veremos mais adiante como empregá-la.
Qual a importância de uma boa gestão de tempo no trabalho?
Como podemos perceber, a gestão de tempo é um hábito fundamental para todas as áreas da nossa vida, não só a profissional, mas também na rotina pessoal.
Consequentemente, quando você administra melhor o seu tempo, você aumenta seu rendimento.
Isso, por sua vez, contribui com a elevação do bem-estar e a entrega de um trabalho de qualidade.
Além disso, no ambiente corporativo, os benefícios podem ser sentidos nos resultados da empresa, nas metas alcançadas e no clima organizacional mais leve, com a diminuição da frustração e ansiedade no ambiente produtivo.
Em síntese, possuir uma boa gestão de tempo gera benefícios como:
- Entregas mais rápidas e aumento da produtividade;
- Menos retrabalho;
- Maior disciplina e pontualidade;
- Menos ansiedade e estresse;
- Aumento da autoconfiança;
- Mais tempo livre de qualidade;
- Melhora a reputação e o clima organizacional.
Dessa forma, é possível aumentar a produtividade de forma eficiente, adotando uma série de processos que otimizam o tempo gasto para realizar cada tarefa, envolvendo um bom planejamento.
5 dicas de como fazer uma boa gestão de tempo no trabalho
Seja na vida pessoal ou no ambiente de trabalho, uma coisa é certa: o tempo parece estar passando cada vez mais rápido.
Por isso, dentro das empresas, para dar conta de tudo dentro dos prazos, é necessário fazer uma boa gestão de tempo e organizar as tarefas de forma eficiente e que garanta o bem-estar dos colaboradores.
Com isso, separamos abaixo 5 dicas de como fazer uma boa gestão de tempo no trabalho. Confira!
1. Planeje suas tarefas
O primeiro passo para uma boa gestão de tempo é se planejar.
Dessa forma, organize com antecedência todas as tarefas que precisam ser feitas na semana, o tempo necessário para realizá-las e como será o trabalho, principalmente para evitar imprevistos.
2. Priorize suas tarefas e faça uma por vez
No livro A Tríade do Tempo, o autor Christian Barbosa define o tempo como uma trindade e divide as tarefas em três categorias principais que vão te ajudar na administração do tempo: urgentes, importantes e circunstâncias.
Com isso, utilize de um momento do horário de trabalho para conscientizar sua equipe sobre a importância da gestão de tempo.
Em resumo, essa trindade das tarefas se definem como:
- Urgentes: aquelas que possuem um curto prazo para serem entregues e influenciam no objetivo final;
- Importantes: tarefas que demandam mais tempo para serem desenvolvidas;
- Circunstâncias: tarefas que demandam pouco tempo ou que possuem prazos maiores para serem desenvolvidas.
Dessa forma, os colaboradores terão um guia para concluir todas as atividades programadas com eficiência e saúde mental.
Outra dica: uma boa ferramenta para dividir as tarefas em categorias é o Todoist.
3. Trace metas e objetivos claros
Um fato é: se os colaboradores possuem metas e objetivos bem determinados, eles serão responsáveis pelo resultado final dos serviços e produtos da sua empresa.
Sendo assim, cada colaborador deve saber exatamente suas tarefas e quando devem ser entregues.
Por isso, é importante traçar os prazos para as entregas e os objetivos a serem alcançados, sempre respeitando a sua agenda e o seu tempo.
Dessa forma, a definição de metas e prazos é fundamental para manter a motivação da equipe e contribuir para a sensação de dever cumprido.
Além disso, os resultados serão muito mais positivos.
4. Evite distrações
Um dos fatores mais comuns para a procrastinação é a perda de foco dos colaboradores por distrações no ambiente de trabalho.
Por isso, estimule conversas produtivas que irão afetar no desenvolvimento da equipe, mas também, passe feedbacks para evitar conversas paralelas e uso de redes sociais durante o trabalho.
5. Incentive o uso de ferramentas de gestão de tempo
Para finalizar, a tecnologia pode ser uma importante aliada na gestão de tempo, seja para organizar as demandas ou mesmo para otimizar os prazos, metas, documentos e diversos outros processos organizacionais.
Dessa forma, invista na utilização de ferramentas que ajudam a manter o trabalho organizado e que podem ordenar as tarefas de acordo com a prioridade.
Pensando nisso, separamos abaixo algumas ferramentas online para ajudar na gestão de tempo.
1. Pomodoro
A ideia dessa ferramenta é organizar as tarefas para serem desenvolvidas em ciclos de tempos.
Para isso, o colaborador cria a lista de tarefas e as executa durante 25 minutos ininterruptos e com a maior concentração possível.
Após isso, ele terá 5 minutos de descanso.
Logo após a repetição desse ciclo 4 vezes, ele poderá retirar um tempo de descanso maior.
2. Getting Things Done
Essa ferramenta é bem simples e objetiva, tendo a finalidade de aumentar a produtividade e alcançar maior eficiência nas atividades.
Para utilizar são necessárias 5 etapas:
- Coleta: faça uma lista com todas as tarefas que precisam ser realizadas;
- Processamento: analise a lista de demandas e identifique aquelas que exigem ação ou não. Separando as que têm maior urgência;
- Organização: organize as tarefas e determine um prazo para que elas sejam finalizadas;
- Execução: realize as tarefas previstas;
- Revisão: reveja periodicamente as estratégias de execução das tarefas e faça determinados ajustes, se necessário.
4. Trello
Este é um aplicativo de gerenciamento de projetos bastante popular nas empresas, que utiliza o método Kanban como o seu conceito central.
Dessa forma, apresenta cartões e colunas para a disposição de tarefas pendentes, em progresso e concluídas.
5. Google Agenda
Essa plataforma do Google exibe um calendário com a rotina do usuário, que pode adicionar eventos importantes, lembretes e atividades desejadas.
Além disso, é possível sincronizar calendários de outros colaboradores, de modo a controlar e compartilhar atividades no mesmo ambiente.
Como lidar com atividades não esperadas
Vimos que, conduzir um time é um dos grandes desafios dos gestores no que se diz respeito à gestão de tempo.
Mesmo com muita tecnologia, ainda há um alto grau de incerteza na execução das tarefas.
Isso porque sempre pode existir um imprevisto ou obstáculo que não estava nos planos.
Nesses casos, é preciso manter a calma e a cabeça no lugar para resolver as adversidades e evitar uma avalanche de problemas no seu cronograma.
Por isso, procure levantar os possíveis riscos, para você e sua equipe poderem se preparar melhor para enfrentar os eventos inesperados.
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Vimos neste conteúdo como ter uma boa gestão de tempo é importante para o sucesso da sua empresa e bem-estar dos colaboradores.
Além disso, outra coisa que influencia no bem-estar e maior engajamento na cultura organizacional de uma empresa é oferecer uniformes aos seus colaboradores.
Consequentemente, o farão se sentirem mais confortáveis, seguros e pertencentes à empresa, além de transmitir aos seus clientes os valores e serviços do seu negócio.
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